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AVANTAGES DE LA SOUS-TRAITANCE

QAMS acquiesce avec les résultats ci–dessous qui sont cohérents avec ce que nos clients nous disent. Il est évidemment important d’épargner temps et argent et d’augmenter la productivité. Toutefois, les plus gros avantages de la sous-traitance ressortent lorsque l’entreprise peut enfin se concentrer sur ses compétences fondamentales (ex. : consultations, droit, finances, assurances, ou quel que soit le domaine).

Dix (10) raisons d’utiliser les services de sous-traitance  

Source : “Survey of Current and Potential Outsourcing End-User, The Outsourcing Institute Membership”

1. Réduire et contrôler le coût d’opération

Les compagnies qui essaient de faire tout eux-mêmes s’attirent des dépenses faramineuses qui sont, par le fait même, transférées au client. Un fournisseur extérieur ayant une structure de coûts moindre apportera de grandes économies et des avantages basés sur la spécialisation. Ceci réduira ainsi les coûts d’opération de la compagnie et augmentera ses avantages au niveau de la compétition.

2. Améliorer le champ d’intérêt de la compagnie

La sous-traitance laisse la compagnie s’occuper de son but premier en laissant des experts externes s’occuper des fonctions opérationnelles. Libérée des obligations liées à ces départements, la compagnie peut enligner ses ressources pour rencontrer les besoins de ses clients.

3. Gagner l’accès aux capacités de niveau mondial

Les meilleurs fournisseurs investissent beaucoup dans la technologie, la méthodologie et les gens. Ils acquièrent leur expertise en travaillant avec plusieurs clients qui ont les mêmes défis. Cette combinaison de spécialisation et d’expertise donne aux clients un avantage compétitif et les aide à éviter les coûts reliés à la technologie toujours changeante et à la formation.

4. Libérer les ressources internes pour mieux se concentrer sur d’autres buts

Toutes les organisations ont une limite quand aux ressources qui leur sont disponible. La sous-traitance permet à l’organsation de rediriger ses ressources, la plupart du temps des employés, de département statiques vers des départements qui servent les clients. Les gens qui concentraient leur énergie à des tâches internes peuvent maintenant concentrer leur énergie à des tâches externes - pour le client.

5. Les ressources ne sont pas disponibles à l’interne

Les compagnies utilisent la sous-traitance car ils n’ont pas les ressources nécessaires à l’interne. La sous-traitance est une alternative viable si on la compare à la formation de ressources requises, à partir de zéro. Les nouvelles organisations ou celles qui s’agrandissent géographiquement et/ou technologiquement devraient considérer les avantages de la sous-traitance dès le début.

6. Les avantages des améliorations de procédures en affaires

Revoir les procédures vise à l’amélioration des mesures de performance tel que coût, qualité, service et vitesse. Mais le besoin d’améliorer l’efficacité peut entrer en conflit direct avec le besoin d’investir dans le but premier de la compagnie. Comme les activités reliées à des fonctions secondaires sont continuellement repoussées, le système devient moins efficace et moins productif. En donnant ces fonctions secondaires en sous-traitance, la compagnie peut mieux se concentrer et en verra tous les avantages.

7. Fonction difficile à traiter / hors de contrôle

La sous-traitance est certainement une option pour palier à ce problème. Il est impératif de se souvenir que la sous-traitance n’est pas une abdication des responsabilités de la direction ni n’est-elle une réaction de la part d’une compagnie en péril.
Lorsqu’une fonction est percue comme difficile à gérer ou est hors contrôle, l’organisation a besoin d’en anlyser les causes. Si les besoins ou les ressources requises ne sont pas clairement compris, alors la sous-traitance ne règlera pas la situation; en fait, elle pourrait l’amplifier. Si l’organisation ne comprend pas ses propres besoins, elle ne sera pas en mesure de les communiquer à un sous-traitant.

8. Rendre les fonds capitaux disponibles

Il y a toujours une grande compétition à l’intérieur des compagnies pour obtenir du budget. Où investir le budget est une des décisions les plus importantes que la haute direction prend. Il est souvent difficile de justifier un investissement de budget dans un secteur de fonction secondaire alors que les secteurs reliés à la production de produit ou de service seraient plus evident.
La sous-traitance peut réduire le besoin d’investissement de capital dans les fonctions secondaires. Au lieu d’acquérir des ressources via des dépenses de capital elles sont engagées sur une base de dépense opérationnelle « tel qu’utilisé ». La sous-traitance peut aussi améliorer certaines mesures financières de la compagnie en éliminant le besoin de montrer un retour sur l’équité de l’investissement de capital dans les secteurs secondaires.

9. Partager le risque

De grands risques sont associés aux investissements faits par une compagnie. Le marché, la compétition, les règlements du gouvernement, les conditions financières et la technologie sont constamment en changement. Se tenir à jour avec ces changements, surtout ceux de prochaine génération qui requièrent un investissement significatif, est très risqué.
La sous-traitance fait des investissements de la part de plusieurs clients, et non seulement un seul. Les investissements partagés étalent le risque et réduisent significativement celui porté par une seule compagnie.

10. Infusion en espèce

La sous-traitance peut demander le transfert de biens du client au fournisseur. Équipement, installations, véhicules et licenses utilisés dans les opérations courantes ont une valeur et sont vendus au vendeur. Le vendeur utilisent ensuite ces biens pour donner des services au client. Dépendamment de la valeur des biens en question, cette vente peut se terminer en un paiement en espèces au client.
Lorsque ces biens sont vendus au vendeur, ils sont vendus selon la valeur au livre. La valeur au livre peut être supérieure à la valeur au marché. Dans ces cas, la différence entre les deux représente un prêt du vendeur au client qui est repayé en prix de service pour la durée du contrat.


Les cinq (5) phases de la sous-traitance

1. Évaluation des besoins

QAMS effectue une évaluation de votre organisation « tel quel », ce qui lui permet de comprendre et de mesurer l’efficacité ainsi que la rentabilité en temps, argent et performance.

Un questionnaire détaillé nous sert d’outil pour recueillir les renseignements nécessaires. Nous interrogeons le personnel que vous choisissez afin de comprendre la méthode des procédures utilisées. Si possible, nous observons le travail en cours.

2. Processus d’affaires simplifié

Maintenant, les attentes et besoins du client interne nous sont clairs, nous connaissons aussi les objectifs à atteindre. Ensuite, basé sur les meilleures démarches d’entraînement et la meilleure technologie, nous proposons des changements à la façon d’effectuer le travail, tout en gardant une opération et une vision du futur.

QAMS n’a aucune affiliation aux manufacturiers d’équipements de bureau, ce qui lui permet d’orienter ses obligations uniquement envers sa clientèle. QAMS porte un jugement impartial sur l’équipement et le matériel utilisés et elle vous propose des changements afin de diminuer le coût d’acquisition, d’entretien, d’élimination et de remplacement, basé sur l’historique des besoins et de la consommation de votre entreprise.

Ces procédures mènent à une vision stratégique de vos décisions relativement à la sous-traitance.

3. Proposition de la sous-traitance

Basé sur les résultats de la Phase 2, QAMS formule un plan d’action clair et concis des services requis pour votre entreprise. La proposition est complète et détaillée mais facile à comprendre. Le coût est explicite et transparent, il n’y a jamais de surprise ou de frais supplémentaires.

La description détaillée des postes du personnel choisi est fournie et nous vous suggérons un plan d’administration avec tous les services à offrir, les objectifs d’affaires à base métrique et une cédule des rencontres et rapports.

Nous proposons aussi un contrat flexible mais bien organisé qui permettra le succès basé sur une structure solide.

4. Transition continue

Nous savons que les choses compliquées sont les choses les plus délicates. Le changement peut être difficile s’il n’est pas bien fait. Nous l’effectuons comme il se doit. Nous connaissons les obstacles et nous savons comment nous y prendre. Nous définissons en priorité nos efforts pour nous assurer que le plan d’action soit bien effectué. Nos agents sont formés et prêts à commencer dès la première journée. Nous sommes toujours en communication avec l’entreprise afin de vous tenir informé de ce que nous faisons, quand nous le faisons et comment. Lorsque cela est possible, basé sur les recommandations de votre compagnie, nous embauchons le personnel déjà présent, qui démontre une habilité et un désir au succès de votre entreprise.

QAMS place toujours deux (2) agents en surplus durant la transition. Une fois entraînées, ces deux (2) personnes deviendront secondaires aux employés réguliers, en temps occupé, durant les vacances ou autres imprévus.

5. Une amélioration continue

Nos employés reçoivent suffisamment d’entraînement et subissent des évaluations régulièrement. Nous comparons constamment nos méthodes à celles des compétiteurs afin d’améliorer nos techniques. Nous proposons toujours une méthode de travail qui réussi bien à un de nos autres sites et nous faisons un suivi afin de s’assurer de la satisfaction de notre clientèle en gardant en considération tout commentaire dans le but d’améliorer nos services. Nous sommes à l’avant-garde des nouvelles technologies et nous les évaluons afin de s’assurer que votre entreprise en bénéficie.


 

 

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